Policy従業員の個人情報の取り扱いについて

当社は従業員の個人情報の取り扱いについて次の通り定めています

1.株式会社トーアの個人情報の取り扱いに対する理念

当社は、当社の役員、正規従業員、嘱託従業員、その他当社の業務に従事する全ての方、社員として採用選考中の方及び過去に採用選考を行った方、並びに退職者の方(以下これらを総称して「従業員等」といいます)から受領した従業員等・その扶養親族および身元保証人の個人情報および特定個人情報について、公正かつ誠実に取り扱い、大切に守ることが極めて重要であると認識しています。法令等※1を遵守することはもちろん、従業員等・その扶養親族および身元保証人の方に安心いただけるよう、倫理的、社会的な観点からも適切に取り扱います。

2.個人情報取り扱いの詳細

①個人情報の利用目的について
従業員等・その扶養親族および身元保証人から受領した個人情報は、利用目的の達成のために必要な範囲で利用します。当社における個人情報の利用目的は、以下のとおりです。(本項①においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください)

1）人事労務管理

• ー 賃金、賞与、退職金等に関する業務
• ー 税、社会保険、持株会に関する業務
• ー 福利厚生等に関する業務
• ー 安全・衛生・健康管理等に関する業務
• ー 人事異動、人事考課、表彰、懲戒その他人事管理に関する業務
• ー 労働管理、労働時間管理に関する業務等

2）その他、円滑な事務処理のために必要な場合

②収集する方法について
当社は、入社時、在籍時に発生する人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面もしくはシステム等を通じて個人情報を収集する場合、従業員等・その扶養親族および身元保証人の同意のもとに、その目的の達成に必要な項目に限定して個人情報を収集します。(本項②においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください)また、不要な情報は収集しません。

• 収集方法: 主な収集方法は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務諸手続等に必要な各種帳票への記入、教育研修、面談もしくはヒアリング等の対話等
• 利用目的の明示方法: 個人情報の収集にあたっては、当社は、法令等※1に従い、上記①の利用目的をホームページで公表するほか、入社時、在籍時に発生す　る人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面もしくはシステム等を通じて、個人情報を受領する際に明示します。

3.情報の性質に応じた取り扱いについて

従業員等・その扶養親族および身元保証人から受領した個人情報は、すべて厳重に取り扱い、情報の性質に応じてルールを定め、適切な管理を行います。当社は、従業員等・その扶養親族および身元保証人から受領した個人情報について、情報の性質に応じた管理方法を社内規程として整備することで、不正行為や情報漏えいにつながらないよう、厳重に管理しています。

• 個人情報：個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。当社は、個人情報を、上記２．①の利用目的の範囲で利用します。ただし　法令等※1により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。
• マイナンバー(個人番号): マイナンバーとは、日本国内に住民票を有するすべての方に対して、一人一人に割り振られた12桁の番号です。当社は、マイナンバー　を番号法等に基づき、適正な方法で収集するとともに、以下の事務に必要な範囲においてのみ利用します。また、当社は、番号法等で限定的に認められている 　場合を除き、マイナンバーを第三者に提供しません。

4.第三者への提供について

従業員等・その扶養親族および身元保証人から受領した個人データにおいて同意いただいた場合、その他法令等により認められている場合に限り、当社から第三者への提供を行います。従業員等・その扶養親族および身元保証人に対して不利益になるような第三者への提供は行いません。
従業員等・その扶養親族および身元保証人の権利利益に十分配慮し、「知らないうちに誰かに提供される」ことがないような仕組みづくりを徹底します。当社以外の第三者に個人データを連携・提供する場合は、入社時、在籍時に発生する人事関連の事務諸手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他書面もしくはシステム等を通じて、明示的な同意を得ます。※2

※2業務委託先への提供等、法令等※1によりご本人の同意が不要な場合を除きます。
個人データ: 個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。当社は、次の場合に個人データを当社以外の第三者に提供します。

• 上記2. ①の利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先へ提供等する場合
• 法令等※1に基づく場合
• その他、役員・従業員が同意している場合

なお、マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください。
1）当社の第三者への情報提供
当社は、以下の場合に、従業員等の同意に基づき、個人情報を第三者に提供することがあります。

5.安全管理について

従業員等・その扶養親族および身元保証人から受領した個人情報を、守るための体制を構築し、暗号化や不正アクセス防止のセキュリティ対策を徹底します。

• 個人データは社内規程で定めた期間のみ保管します
• 個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます
• 個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のために、各種取り扱い規程等を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置等のセキュリティ対策により、必要かつ適切な措置を講じます
• 従業員等に対する指導・教育等を通じ、適切に個人データおよびマイナンバーが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行います

6.役員・従業員の個人情報に関するお問い合わせ先

株式会社トーア　総務部
札幌市北区北34条西4丁目1番11号 トーア札幌ビル
電話：011-717-7681
受付時間：月曜日～金曜日 9時～17時
E-mail： soumu@toa-web.co.jp
個人情報の取り扱いについて（プライバシーポリシー）はこちら